RELAPOOL株式会社（以下「当社」）は、Reef net（以下「本サービス」）における 個人情報の取扱いについて、次のとおり定めます。
1. 取得する情報
- ご予約時にご入力いただくもの … お名前、フリガナ、メールアドレス、 電話番号、宿泊人数・内訳、到着予定時刻、ご要望
- 決済に関するもの … 決済の結果と金額（カード番号は当社では取得しません。下記6参照）
- ご宿泊時にご記入いただくもの … 宿泊者名簿（旅館業法に基づく）。 氏名・住所・連絡先。日本国内に住所を有しない外国人の方は、国籍・旅券番号を含みます
- ご宿泊前にウェブでご記入いただくもの … 宿泊者名簿（上記と同じ項目。ご職業はご任意）、到着予定時刻、 ご関心のある体験（ご任意）、身分証明書の画像（下記）、ご利用規定への確認・同意の記録 （同意された日時・ご署名・IP アドレス・ブラウザの種類）
- 身分証明書の画像 … 宿泊者のうち1名以上の方の、氏名が確認できる身分証明書（運転免許証など）の画像。 日本国内に住所を有しない外国人の方は、旅券の写しをいただきます（上記の宿泊者名簿の項目に含まれるものです）
- **ご宿泊のご案内ページの入口では、不正な試行を防ぐため、IP アドレス（IPv6 の場合はその一部）と入力された確認コードを、 照合用の別の値に置き換えて（仮名化して）最長1日扱います。** 元の値は保存しません
- 自動的に取得するもの … 閲覧ページ、ブラウザの種類、参照元（アクセス解析）
2. 利用目的
- ご予約の受付・確認・変更・キャンセルの手続き
- 施設のご案内、ご滞在中のご連絡
- 旅館業法に基づく宿泊者名簿の作成・保管
- 料金の決済および返金
- お問い合わせへの対応
- 本サービスの品質改善（統計的に処理し、個人を特定しない形で）
- 新着の施設・特典・キャンペーンなどのご案内の送付
- 施設に損害が生じた場合の、責任者へのご連絡・ご請求 （身分証明書の画像は、この目的と、旅館業法に基づく宿泊者名簿の作成・保管〔旅券の写し〕に限って利用します）
- ご利用規定に同意いただいたことの記録・保管（紛争の防止と解決のため）
- ご宿泊のご案内ページへの不正な試行の防止
上記以外の目的には利用しません。
7 のご案内は、いつでも配信を停止できます。 配信されるメールに記載の停止用リンク、 または下記の窓口へのご連絡で、以後の送付を停止します。 配信を停止されても、ご予約に関するご連絡（1〜5）は引き続きお送りします。
3. カード情報について
当社はクレジットカード番号を取得も保存もしません。 カード情報は、決済代行会社であるPAY株式会社（日本国内の事業者）が お客様のブラウザから直接受け取ります。当社に伝わるのは、 カードの下4桁・ブランド名・決済の結果と金額のみです。
当社のサーバーをカード番号が通過することはありません。
お客様が同意された場合、次回以降のお支払いのために、 カードそのものではなく、PAY株式会社が発行する識別子を当社が保管します。 この識別子からカード番号を復元することはできません。
4. 第三者への提供・委託
法令に基づく場合を除き、ご本人の同意なく第三者に提供することはありません。 ただし、本サービスの提供のため、次の事業者へ業務を委託しています。
| 委託の内容 | 預ける情報 | 目的 |
|---|---|---|
| 決済代行（PAY株式会社・日本国内） | 決済の結果・金額、メールアドレス | 決済および返金の処理 |
| サイトの実行基盤（ホスティング） | ご入力いただいた情報のすべて（通過） | 本サービスの提供 |
| データベース | ご予約情報、宿泊者名簿、身分証明書の画像、同意の記録 | データの保管 |
| 客室在庫の管理システム | お名前、宿泊日、人数 | ご予約の在庫確保 |
| メール配信 | お名前、メールアドレス | 予約確認メール等の送信 |
| 画像配信（CDN） | 個人情報は預けません（閲覧時の通信記録を除く） | 施設写真の配信 |
| アクセス解析 | 閲覧履歴等 | 本サービスの改善 |
委託先には、利用目的の範囲を超えた取扱いを禁じ、 再委託の制限・安全管理措置・契約終了時の返還または削除を、契約により義務づけています。
5. 外国にある第三者への提供
上記4の委託先のうち、次の事業者は外国にある第三者にあたります。 そのため、お客様の個人データは、これらの国において取り扱われることがあります。
| 委託の内容 | 所在国 |
|---|---|
| サイトの実行基盤（ホスティング） | アメリカ合衆国 |
| データベース | アメリカ合衆国 |
| メール配信 | アメリカ合衆国 |
| アクセス解析 | アメリカ合衆国 |
| 客室在庫の管理システム | ドイツ連邦共和国 |
決済代行会社（PAY株式会社）は日本国内の事業者であり、これに含まれません。
各国の個人情報の保護に関する制度
アメリカ合衆国
個人情報の保護に関する包括的な法律はなく、州法および分野別の法律、 ならびに連邦取引委員会法による規律が行われています。 日本の個人情報保護法に相当する水準にあると認められた国（十分性の認定を受けた国） ではありません。 また、外国情報監視法第702条および大統領令第12333号に基づく、 政府による情報へのアクセスの制度があります。
ドイツ連邦共和国
EU一般データ保護規則（GDPR）およびドイツ連邦データ保護法が適用され、 独立した監督機関が設置されています。 日本と欧州連合は、相互に十分な水準の保護を確保していると認め合っており（2019年）、 日本の個人情報保護法に相当する水準にあると認められた国にあたります。
当社が講じている措置
- 各社との間で、個人データの取扱いに関する契約を締結しています。 利用目的の限定、再委託の制限、安全管理措置、漏えい等が生じた場合の通知、 契約終了時の返還または削除を定めています
- 通信および保存するデータの暗号化、ならびにアクセス権限の限定を行っています
- 年に1回以上、各社における取扱いの状況と、所在国の制度の変更の有無を確認します
- 確認の結果、相当措置の継続的な実施に支障が生じたときは、必要かつ適切な措置を講じ、 支障の解消が困難な場合は個人データの提供を停止します
外国における個人情報の保護に関する制度、および委託先が講じる措置について、 より詳しい情報をお求めの場合は、下記10の窓口へご連絡ください。 ご本人からのお求めに応じて、遅滞なく情報をご提供します。
6. 保存期間
| 情報 | 期間 |
|---|---|
| 宿泊者名簿 | 宿泊日から3年間（旅館業法に基づく）。経過後は削除します |
| 外国人のお客様（日本国内に住所を有しない方）の旅券の写し | 宿泊者名簿とともに、名簿の作成日から3年間（旅館業法に基づく行政通知による取扱い）。経過後は削除します |
| 日本国内に住所を有する方の身分証明書の画像 | チェックアウトの日から最長60日。経過後は削除します。ただし、その期間内に損害のご連絡・ご請求を行っている場合は、その対応が終わるまで保管を延長します |
| ご利用規定への同意の記録 | 宿泊者名簿に準じます |
| ご予約情報 | 上記に準じます |
旅券の写しと身分証明書の画像は、非公開の保管領域に暗号化して保存します。 公開用の画像配信サービス（Cloudinary）には保存しません。 これらの画像を見られるのは、当社の限られた担当者のみです。ご提出後は、ご本人の画面にも表示しません。
7. Cookie とアクセス解析
本サービスは、ログイン状態の保持および言語設定のために Cookie を使用します。 また、同じ端末から入り直せるよう、ご宿泊のご案内ページの鍵を Cookie に保存します（入口のページだけで使い、チェックアウトの30日後まで）。 アクセス解析には Google Analytics を使用しています。 取得するのは閲覧されたページや参照元などで、お名前やメールアドレスは送信していません。 ブラウザの設定により Cookie を無効にできますが、一部の機能がご利用いただけなくなります。
Web フォントは当社のサーバーから配信しており、外部への通信は発生しません。
8. 安全管理措置
当社は、個人データの漏えい・滅失・毀損の防止のため、次の措置を講じています。
- 取扱いに関する社内規律の整備と、取り扱う従業者の限定
- 通信および保存データの暗号化、アクセス権限の管理
- 旅券の写し・身分証明書の画像等の重要書類は、非公開の保管領域に暗号化して保存
- 外国において個人データを取り扱う場合の、当該国の制度の把握と それを踏まえた措置（取扱国および措置の内容は上記5のとおり）
9. 開示・訂正・利用停止のご請求
ご本人からのご請求により、保有する個人情報の開示・訂正・追加・削除・ 利用停止に応じます。下記の窓口へご連絡ください。ご本人であることを確認のうえ、 遅滞なく対応します。
ただし旅館業法により保管が義務づけられている宿泊者名簿については、 法定の保存期間中は削除にお応えできません。
10. お問い合わせ窓口
RELAPOOL株式会社 〒900-0013 沖縄県那覇市牧志三丁目6番15号 info@relapool.com
11. 本ポリシーの変更
法令の改正やサービスの変更に応じて改定することがあります。 重要な変更を行う場合は、本サービス上でお知らせします。
制定 2026年8月27日 改定 2026年9月5日（第3〜5項。決済代行会社の変更と、外国への移転に関する記載の整備） 改定 2026年10月6日（第1・2・4・6〜8項。ご宿泊前のご記入、身分証明書の画像、ご宿泊のご案内ページの入口に関する記載の追加）